Бизнес-процессы в некоммерческих организациях: что это и как с ними работать

Как наладить их и получить эффективную организацию?

Коммерческие компании и государственные организации обычно понимают в формировании эффективных бизнес-процессов. В то же время доля тех, кто решаются ломать собственные устоявшиеся принципы заработка денег и внедрять инновации, остается низкой. Согласно исследованию первого в Украине Индекса инновационности украинских компаний – Mind Innovation Index 2019 , принципиальных изменений в бизнес-моделях не происходит. Такие результаты представил Mind совместно с платформой открытых инноваций Re: actor, компанией KPMG в Украине и при поддержке компании Asbis.

В то же время «за кадром» осталась ситуация с налаживанием бизнес-процессов в некоммерческих организациях в Украине. 

Зачем в НПО налаживать бизнес-процессы

Некоммерческая общественная организация (НПО) – это формализованное объединение граждан вокруг общих проблем или интересов, для решения определенного вопроса или достижения цели. Соответственно, если классический бизнес ориентирован на получение прибыли, то НПО имеют целью решения определенных проблем.

Вопрос систематизации и налаживания бизнес-процессов для общественного сектора приобретает все большую актуальность в Украине. Хотя НПО не получают прибыли, они все равно имеют определенные финансовые процессы, карьерный, запрос на маркетинг и продвижение и много других совместных с бизнесом нужд. Часто настройка операционной деятельности для НПО имеет даже большее значение, чем для бизнеса.

К примеру, организации, получающие финансирование из-за грантовые проекты, имеют четкие показатели эффективности и требования по отчетности перед донорами. В случае, если эти показатели не будут выполнены, организация теряет источник финансирования и в конечном итоге может даже прекратить свою деятельность.

Как и в бизнесе, каждый кейс НПО является уникальным. Более того, боясь понятие «бизнес-процессы», команда некоммерческой организации часто не может четко сформировать свой запрос. Однако в НПО есть несколько ключевых направлений деятельности, где работа над систематизацией процессов точно усилит организацию.

Образ, миссия, ценности

Бизнес, в котором работники не совсем понимают миссию и ценности, может долгое время существовать на рынке и быть успешным, однако для НПО этот вопрос является основополагающим. Если команда не имеет единого видения развития организации и общих ценностей, то деятельность будет напоминать сказку о лебеде, раке и щуке, где каждый будет тянуть телегу в сторону «своего видения».

Есть в этих вопросах и финансовая составляющая. Именно из-за ценности и миссию можно понять, привлечения финансирования происходит исходя из стратегии, или же корректируется стратегию в соответствии с имеющимися донорских предложений. Также интересен вопрос стратегических сессий. Часто в процессе сотрудничества с НПО в начале каждого года в организации происходят стратегические сессии, но почти никогда не проводится оценка выполненного и детализация операционного плана с ключевыми активностями.

Маркетинг и пиар

Третий сектор самом деле может иметь гораздо больше стейкхолдеров, чем классический бизнес. При этом нужно понимать их потребности и не забывать коммуницировать с каждым из них. Налаженные процессы коммуникации, создание и продвижение помогут четко доносить до аудитории свою миссию и пути решения проблем, которыми занимается организация.

Юридические и финансовые вопросы

Здесь ключевые процессы НПО очень похожи на классические бизнес-процессы. Наибольший акцент следует сделать на диверсификации источников финансирования. Организации, использующие фандрайзинг в формате «спасательного круга», не смогут стабильно обеспечивать потребности команды. Каждой НПО желательно иметь несколько источников финансирования – это добавляет устойчивости организации.

Важно также четко зафиксировать специфику оформления работников, правила для больничных, отпусков, командировок. Пытаясь избежать чрезмерных формальностей, большинство НПО не имеет единых правил по этим вопросам. Обычно такая модель приводит к непониманию и демотивации в команде, ведь в вопросах отпуска или больничного наличие базовых правил дает ощущение стабильности.

Кроме того, общественный сектор – это среда с очень широкой «зарплатной вилкой» для различных ролей. Часто это запутывает доноров, ведь нет понимания, какая оплата труда является релевантной для данной должности на рынке.

Работа с командой

В НПО, как и в бизнесе, один человек может выполнять несколько ролей, но каждому члену команды важно понимать, что в первую очередь входит в его обязанности и к кому и с какими вопросами можно обратиться. Важно иметь критерии оценки своей деятельности. Это могут быть как количественные, так и качественные показатели. Да, иногда ощущение выгорания появляется от непонимания своего вклада в общее дело, отсутствия перспектив и четких критериев оценки. Также нужно быть осторожными с частыми совещаниями, результаты которых нигде не суммируются. Подобные встречи не добавляют оптимизма участникам, ведь каждый стремится использовать свое время максимально эффективно.

Качественные услуги / продукты и адаптация к потребностям рынка

Увлекшись тем, для чего создана организация, можно забыть инвестировать достаточно времени в разработку и оценку качества своих услуг. Кроме процесса разработки и предоставления услуг (или выпуска продукции), стоит подумать и об оценке качества. Это позволит постоянно получать обратную связь и улучшать свою деятельность. Есть смысл зафиксировать и так называемую производственную мощность, чтобы понимать, сколько и чего вы можете сделать или предоставить. Это поможет оценить эффект от деятельности в перспективе. В НПО, как и в бизнесе, следует постоянно контролировать ситуацию на рынке, чтобы вовремя адаптировать свою деятельность под запросы внешней среды.

Работа с партнерами

Стоит сегментировать партнеров и прописать уникальный алгоритм сотрудничества для каждого из них. На самом деле НПО может получить ряд продуктов или услуг за счет партнеров или в формате pro bono, стоит только четко сформировать потребность и хорошо знать, кто из партнеров может вам помочь. Если подписано десяток меморандумов о сотрудничестве, а никакой взаимодействия по факту так и не произошло, стоит реально познакомиться с партнерами и наладить сотрудничество.

Поскольку проекты НПО часто нацелены на решение узких или сложных вопросов, следует сформировать базу знаний, которая облегчит процесс вхождения в организацию новых работников. Не менее полезной в этом направлении станет автоматизация управления задачами или проектами. Однако не стоит спешить автоматизировать действующую деятельность, сначала целесообразно описать и оптимизировать соответствующие процессы.

Вместо выводов

Главное правило – начать с простого. Прописать все задачи, процессы и направления, которые сейчас есть в организации, а затем распределить их между конкретными ролями. Важно разделить их именно между ролями, а не между участниками команды, чтобы с потерей специалиста не терять все накопленные знания.

На самом деле этот шаг становится неплохим толчком. Далее команда увидит, если есть дисбаланс в функциях и ролях (например, операционный менеджер ведет странички в соцсетях), и сможет все гармонизировать. Это уменьшает уровень стресса и хаоса, потому что каждый знает свою роль и функции, а потому несет за них ответственность.ЧИТАЙТЕ